Datenschutzbestimmungen Video- und Filmaufnahmen, Anfertigen von Fotos des Hamburger Konservatoriums

EINLEITUNG UND BEGRIFFE

1. EINLEITUNG

Im Rahmen unsere Konzerte und Veranstaltungen werden wir möglicherweise Film- und Videoaufzeichnungen sowie Fotos anfertigen. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen. Diese werden von uns vertraulich behandelt und nach den geltenden Gesetzen – insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet. Mit unseren Datenschutzhinweisen wollen wir Sie informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verwenden und gegebenenfalls wem wir sie offenlegen. Darüber hinaus werden wir Ihnen erklären, welche Rechte Ihnen zur Wahrung und Durchsetzung Ihres Datenschutzes zustehen.

2. BEGRIFFE

Unsere Datenschutzbestimmungen enthalten Fachbegriffe, die in der DSGVO und dem BDSG-NEU-neu stehen. Zu Ihrem besseren Verständnis wollen wir diese Begriffe in einfachen Worten vorab erklären:

  • Personenbezogene Daten: „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Angaben einer identifizierten Person können z.B. der Name oder die E-Mail-Adresse sein.
  • Verarbeitung: Unter einer „Verarbeitung“ versteht Art. 4 Nr. 2 DSGVO jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies betrifft insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.

VERANTWORTLICHES UNTERNEHMEN UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

3. VERANTWORTLICHER

  • Unternehmen: Hamburger Konservatorium („wir“)
  • Gesetzlicher Vertreter: Freunde und Förderer des Hamburger Konservatoriums e.V, Vorstände Anke Nickel, Michael Petermann
  • Anschrift: Lilly-Giordano-Stieg 1
  • Telefon: 22763 Hamburg
  • Telefon 040 870 877 – 0
  • E-Mail: musikschule@hamburger-konservatorium.de

4. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

  • Wir haben für unser Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:
  • Unternehmen: HABEWI GmbH & Co. KG
  • Gesetzlicher Vertreter: Komplementärin HABEWI GmbH,
  • diese vertreten durch den Geschäftsführer Arne Platzbecker
  • Anschrift: Palmaille 96, 22767 Hamburg
  • Telefon: 040/ 18189800
  • E-Mail: datenschutz@habewi.de

5. VERARBEITUNGSRAHMEN

  • 5.1. ANFERTIGEN VON FILM- UND VIDEOAUFZEICHNUNGEN
    • 5.1.1. BESCHREIBUNG DER VERARBEITUNG
    • Im Rahmen von Konzerten, Aufführungen, Proben, Unterrichtsveranstaltungen, Workshops und sonstigen Veranstaltungen des Hamburger Konservatoriums können Film- und Videoaufzeichnungen angefertigt werden.
    • Zu den hierbei verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Bildnisse (bewegte Bildaufnahmen der betroffenen Personen), Tonaufnahmen (Sprache, Gesang, Instrumentalspiel), Name und Vorname der abgebildeten Personen (soweit im Zusammenhang mit der Veröffentlichung genannt, z. Bsp., in Konzertprogrammen, Videobeschreibungen oder Untertiteln), Instrument bzw. Fach, Zugehörigkeit zu einer Abteilung (Musik-Kita, Musikschule, Akademie) sowie ggf. Alter oder Altersgruppe. Bei Kindern und Jugendlichen können zudem personenbezogene Daten der Erziehungsberechtigten verarbeitet werden, soweit deren Einwilligung eingeholt wird.
    • Die personenbezogenen Daten werden in der Regel direkt bei der betroffenen Person bzw. bei deren Erziehungsberechtigten erhoben. In bestimmten Fällen können Bildnisse auch im Rahmen von öffentlichen Veranstaltungen aufgenommen werden, bei denen die betroffene Person als Teil einer größeren Gruppe oder als Beiwerk einer Gesamtdarstellung erscheint.
  • 5.1.2. Zweck
  • Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:
    • Dokumentation und Archivierung des künstlerischen Wirkens des Hamburger Konservatoriums
    • Öffentlichkeitsarbeit und Darstellung der Aktivitäten des Hamburger Konservatoriums auf der Website (www.hamburger-konservatorium.de), in sozialen Medien (z. Bsp., Instagram, Facebook, YouTube) sowie in Pressemitteilungen
    • Erstellung von Werbematerial (z. Bsp., Imagefilme, Trailer für Veranstaltungen, Präsentationen)
    • Interne Verwendung zu Ausbildungs- und Qualitätssicherungszwecken (z. Bsp., Auswertung von Prüfungsvorspiel, Unterrichtsdokumentation)
    • Dokumentation von Veranstaltungen für Förderer, Kooperationspartner und die öffentliche Hand (z. Bsp. Verwendungsnachweis bei Fördermitteln)
  • 5.1.3. Rechtsgrundlage
  • Soweit die Film- und Videoaufzeichnungen auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person bzw. der Erziehungsberechtigten erfolgen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Bei Beschäftigten kann die Einwilligung zusätzlich auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG gestützt werden.
  • Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
  • Soweit Aufnahmen im Rahmen von öffentlichen Veranstaltungen des Hamburger Konservatoriums angefertigt werden, bei denen die abgebildeten Personen lediglich als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstiger Örtlichkeit oder als Teil von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen erscheinen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Dokumentation und Berichterstattung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 KunstUrhG (Kunsturhebergesetz). Das berechtigte Interesse besteht in der Öffentlichkeitsarbeit und der Darstellung der musikalisch-künstlerischen Arbeit des Hamburger Konservatoriums.
  • Soweit die Aufnahmen zur Erfüllung eines Vertrags (z. B. Studienvertrag mit verpflichtendem Vorspiel, Aufnahmeprüfung) erforderlich sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO.
  • Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. Bsp. Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten bei sichtbaren körperlichen Einschränkungen) erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
  • 5.2 Speicherdauer
  • Die Film- und Videoaufzeichnungen werden so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich sind. Im Einzelnen gilt:
    • Aufnahmen, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert. Nach Widerruf erfolgt die Löschung unverzüglich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
    • Aufnahmen zu Dokumentations- und Archivzwecken werden für die Dauer von zehn Jahren nach Anfertigung gespeichert, sofern kein Widerruf erfolgt.
    • Aufnahmen, die im Rahmen von Prüfungen oder Leistungsnachweisen angefertigt werden, werden für die Dauer der Aufbewahrungspflicht der zugehörigen Prüfungsunterlagen gespeichert (in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Ausbildung).
    • Bereits in Umlauf gebrachte Druckerzeugnisse oder auf Plattformen Dritter veröffentlichte Aufnahmen (z. B. YouTube) können nach Widerruf nur entfernt werden, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist.
  • 5.3 Empfänger Ihrer Daten, Weitergabe von Daten an Dritte und Übermittlung in Drittstaaten
  • Innerhalb des Hamburger Konservatoriums erhalten diejenigen Personen Zugriff auf die Film- und Videoaufzeichnungen, die diese für die oben genannten Zwecke benötigen (z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Leitung, Dozentinnen und Dozenten im Rahmen der Ausbildung).
  • Darüber hinaus können die Aufnahmen an folgende Empfänger übermittelt werden:
    • Dienstleister für Videoproduktion und -bearbeitung (im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO)
    • Hosting-Anbieter für die Website und Mediathek (Auftragsverarbeitung)
    • Social-Media-Plattformen (z. YouTube/Google LLC, Meta Platforms Ireland Ltd., ByteDance Ltd.) – nur mit Einwilligung und unter Beachtung der jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Plattform
    • Pressevertreter und Medien (nur mit Einwilligung oder im Rahmen von § 23 KunstUrhG)
    • Kooperationspartner (z. B. HfMT Hamburg, Landesmusikakademie, Verband deutscher Musikschulen) – nur mit Einwilligung
    • Fördermittelgeber und öffentliche Stellen (z. B. Behörde für Kultur und Medien Hamburg) – im Rahmen der Verwendungsnachweispflicht

6. Verarbeitung von Daten bei der Anfertigung von Fotoaufnahmen

6.1 Beschreibung der Verarbeitung

Im Rahmen von Konzerten, Aufführungen, Proben, Unterrichtsveranstaltungen, Workshops und Tagen der offenen Tür und sonstigen Veranstaltungen des Hamburger Konservatoriums können Fotoaufnahmen angefertigt werden. Darüber hinaus können Fotoaufnahmen gezielt für Porträts, Gruppenbilder, Ensemblefotos oder zu Dokumentationszwecken erstellt werden.

6.2 Zweck

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Dokumentation und Archivierung des künstlerischen und pädagogischen Wirkens des Hamburger Konservatoriums
  • Öffentlichkeitsarbeit und Darstellung der Aktivitäten auf der Website (www.hamburger-konservatorium.de), in sozialen Medien (z. B. Instagram, Facebook) sowie in Pressemitteilungen
  • Erstellung von Printmedien (z. B. Programmhefte, Flyer, Plakate, Jahresberichte, Broschüren, Werbematerial)
  • Gestaltung von Aushängen und Informationsmaterial innerhalb der Räumlichkeiten des Hamburger Konservatoriums (Lilly-Giordano-Stieg 1, Goßlerhaus, Haus Flachsland)
  • Interne Verwendung zu Ausbildungs- und Verwaltungszwecken (z. B. Schülerausweise, Studierendenausweise, interne Kommunikation)
  • Dokumentation für Förderer, Kooperationspartner und die öffentliche Hand

6.3 Rechtsgrundlage

Soweit die Fotoaufnahmen auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person bzw. der Erziehungsberechtigten erfolgen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Bei Beschäftigten kann die Einwilligung zusätzlich auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG gestützt werden.

Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Soweit Fotoaufnahmen im Rahmen von öffentlichen Veranstaltungen angefertigt werden, bei denen die abgebildeten Personen lediglich als Beiwerk neben einer Örtlichkeit oder als Teil von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen erscheinen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Dokumentation und Berichterstattung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 KunstUrhG. Das berechtigte Interesse besteht in der Öffentlichkeitsarbeit und der Darstellung der musikalisch-künstlerischen Arbeit des Hamburger Konservatoriums.

Soweit Fotoaufnahmen für die Erstellung von Ausweisen (Schüler- oder Studierendenausweis) erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung des Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten) erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

6.4 Speicherdauer

Die Fotoaufnahmen werden so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich sind. Im Einzelnen gilt:

  • Aufnahmen, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert. Nach Widerruf erfolgt die Löschung unverzüglich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Aufnahmen zu Dokumentations- und Archivzwecken werden für die Dauer von zehn Jahren nach Anfertigung gespeichert, sofern kein Widerruf erfolgt.
  • Aufnahmen für Schüler- bzw. Studierendenausweise werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung innerhalb von sechs Monaten gelöscht.
  • Bereits in Umlauf gebrachte Druckerzeugnisse (z. B. Programmhefte, Plakate, Flyer, Jahresberichte) können nach Widerruf nicht mehr zurückgerufen werden. Digitale Veröffentlichungen werden nach Widerruf so schnell wie möglich entfernt, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist.
  • EXIF-Metadaten werden vor der Veröffentlichung auf der Website und in sozialen Medien entfernt, soweit dies technisch möglich ist.

6.5 Empfänger Ihrer Daten, Weitergabe von Daten an Dritte und Übermittlung in Drittstaaten

Innerhalb des Hamburger Konservatoriums erhalten diejenigen Personen Zugriff auf die Fotoaufnahmen, die diese für die oben genannten Zwecke benötigen (z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Leitung, Verwaltung).

Darüber hinaus können die Aufnahmen an folgende Empfänger übermittelt werden:

  • Dienstleister für Grafikdesign, Druck und Bildbearbeitung (im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO)
  • Hosting-Anbieter für die Website (Auftragsverarbeitung)
  • Druckereien und Verlagshäuser (für Programmhefte, Flyer, Plakate, Jahresberichte)
  • Social-Media-Plattformen (z. B. Instagram/Meta Platforms Ireland Ltd., Facebook/Meta) – nur mit Einwilligung und unter Beachtung der jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Plattform

6.6 Datenübermittlung in Drittstaaten

Bei der Veröffentlichung auf Social-Media-Plattformen kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten (insbesondere die USA) stattfinden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Übrigen findet eine Datenübermittlung in Drittstaaten grundsätzlich nicht statt und ist auch nicht geplant.