Datenschutzbestimmungen Video- und Filmaufnahmen, Anfertigen von Fotos des Hamburger Konservatoriums

Einleitung und Begriffe

Im Rahmen unserer Konzerte und Veranstaltungen werden wir möglicherweise Film- und Videoaufzeichnungen sowie Fotos anfertigen. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen. Diese werden von uns vertraulich behandelt und nach den geltenden Gesetzen – insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet.

Mit unseren Datenschutzhinweisen wollen wir Sie informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verwenden und gegebenenfalls wem wir sie offenlegen. Darüber hinaus werden wir Ihnen erklären, welche Rechte Ihnen zur Wahrung und Durchsetzung Ihres Datenschutzes zustehen.

1. Einleitung

Unsere Datenschutzbestimmungen enthalten Fachbegriffe, die in der DSGVO und dem BDSG-NEU stehen. Zu Ihrem besseren Verständnis wollen wir diese Begriffe in einfachen Worten vorab erklären.

2. Begriffe

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Angaben einer identifizierten Person können z.B. der Name oder die E-Mail-Adresse sein. Personenbezogen sind aber auch Daten, bei denen die Identität nicht unmittelbar ersichtlich ist, sich aber ermitteln lässt, indem man eigene oder fremde Informationen kombiniert und so erfährt, um wen es sich handelt. Eine Person wird z.B. über die Angabe ihrer Anschrift oder Bankverbindung, ihres Geburtsdatums oder Benutzernamens, ihrer IP-Adressen und/oder Standortdaten identifizierbar. Relevant sind hier alle Informationen, die in irgendeiner Weise einen Rückschluss auf eine Person zulassen.

Verarbeitung

Unter einer Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DSGVO jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies betrifft insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.

3. Verantwortlicher

Unternehmen: Hamburger Konservatorium („wir“)
Gesetzlicher Vertreter: Freunde und Förderer des Hamburger Konservatoriums e.V., vertreten durch das Direktorium: Anke Nickel, Michael Petermann
Anschrift: Lilly-Giordano-Stieg 1, 22763 Hamburg
Telefon: 040 870 877 – 0
E-Mail: datenschutz@hhkon.de

4. Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:

Unternehmen: HABEWI GmbH & Co. KG
Gesetzlicher Vertreter: Komplementärin HABEWI GmbH, diese vertreten durch den Geschäftsführer Arne Platzbecker
Anschrift: Palmaille 96, 22767 Hamburg
Telefon: 040 18189800
E-Mail: datenschutz@habewi.de

5. Verarbeitung von Daten bei Film- und Videoaufzeichnungen

5.1 Beschreibung der Verarbeitung (Verarbeitungsrahmen)

Im Rahmen von Konzerten, Aufführungen, Proben, Unterrichtsveranstaltungen, Workshops und sonstigen Veranstaltungen des Hamburger Konservatoriums können Film- und Videoaufzeichnungen angefertigt werden.

Zu den hierbei verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere:

Bildnisse (bewegte Bildaufnahmen) der betroffenen Personen
Tonaufnahmen (Sprache, Gesang, Instrumentalspiel)
Name und Vorname der abgebildeten Personen (soweit im Zusammenhang mit der Veröffentlichung genannt, z. B. in Konzertprogrammen, Videobeschreibungen oder Untertiteln)
Instrument bzw. Fach
Zugehörigkeit zu einer Abteilung (Musik-Kita, Musikschule, Akademie)
ggf. Alter oder Altersgruppe

Bei Kindern und Jugendlichen können zudem personenbezogene Daten der Erziehungsberechtigten verarbeitet werden, soweit deren Einwilligung eingeholt wird.

Die personenbezogenen Daten werden in der Regel direkt bei der betroffenen Person bzw. bei deren Erziehungsberechtigten erhoben. In bestimmten Fällen können Bildnisse auch im Rahmen von öffentlichen Veranstaltungen aufgenommen werden, bei denen die betroffene Person als Teil einer größeren Gruppe oder als Beiwerk einer Gesamtdarstellung erscheint.

5.2 Zweck

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

Dokumentation und Archivierung des künstlerischen Wirkens des Hamburger Konservatoriums
Öffentlichkeitsarbeit und Darstellung der Aktivitäten des Hamburger Konservatoriums auf der Website www.hamburger-konservatorium.de, in sozialen Medien (z. B. Instagram, Facebook, YouTube) sowie in Pressemitteilungen
Erstellung von Werbematerial (z. B. Imagefilme, Trailer für Veranstaltungen, Präsentationen)
Interne Verwendung zu Ausbildungs- und Qualitätssicherungszwecken (z. B. Auswertung von Prüfungsvorspiel, Unterrichtsdokumentation)
Dokumentation von Veranstaltungen für Förderer, Kooperationspartner und die öffentliche Hand (z. B. Verwendungsnachweis bei Fördermitteln)

5.3 Rechtsgrundlage

Soweit die Film- und Videoaufzeichnungen auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person bzw. der Erziehungsberechtigten erfolgen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Bei Beschäftigten kann die Einwilligung zusätzlich auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG gestützt werden. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Soweit Aufnahmen im Rahmen von öffentlichen Veranstaltungen des Hamburger Konservatoriums angefertigt werden, bei denen die abgebildeten Personen lediglich als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit oder als Teil von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen erscheinen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Dokumentation und Berichterstattung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 KunstUrhG (Kunsturhebergesetz). Das berechtigte Interesse besteht in der Öffentlichkeitsarbeit und der Darstellung der musikalisch-künstlerischen Arbeit des Hamburger Konservatoriums.

Soweit die Aufnahmen zur Erfüllung eines Vertrags (z. B. Studienvertrag mit verpflichtendem Vorspiel, Aufnahmeprüfung) erforderlich sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten bei sichtbaren körperlichen Einschränkungen) erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

5.4 Speicherdauer

Die Film- und Videoaufzeichnungen werden so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich sind. Im Einzelnen gilt:

Aufnahmen, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert. Nach Widerruf erfolgt die Löschung unverzüglich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Aufnahmen zu Dokumentations- und Archivzwecken werden für die Dauer von zehn Jahren nach Anfertigung gespeichert, sofern kein Widerruf erfolgt.
Aufnahmen, die im Rahmen von Prüfungen oder Leistungsnachweisen angefertigt werden, werden für die Dauer der Aufbewahrungspflicht der zugehörigen Prüfungsunterlagen gespeichert (in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Ausbildung).
Bereits in Umlauf gebrachte Druckerzeugnisse oder auf Plattformen Dritter veröffentlichte Aufnahmen (z. B. YouTube) können nach Widerruf nur entfernt werden, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist.

5.5 Empfänger Ihrer Daten, Weitergabe von Daten an Dritte und Übermittlung in Drittstaaten

Innerhalb des Hamburger Konservatoriums erhalten diejenigen Personen Zugriff auf die Film- und Videoaufzeichnungen, die diese für die oben genannten Zwecke benötigen (z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Leitung, Dozentinnen und Dozenten im Rahmen der Ausbildung).

Darüber hinaus können die Aufnahmen an folgende Empfänger übermittelt werden:

Dienstleister für Videoproduktion und -bearbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO
Hosting-Anbieter für die Website und Mediathek (Auftragsverarbeitung)
Social-Media-Plattformen (z. B. YouTube/Google LLC, Meta Platforms Ireland Ltd., ByteDance Ltd.) – nur mit Einwilligung und unter Beachtung der jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Plattform
Pressevertreter und Medien (nur mit Einwilligung oder im Rahmen von § 23 KunstUrhG)
Kooperationspartner (z. B. HfMT Hamburg, Landesmusikakademie, Verband deutscher Musikschulen) – nur mit Einwilligung
Fördermittelgeber und öffentliche Stellen (z. B. Behörde für Kultur und Medien Hamburg) – im Rahmen der Verwendungsnachweispflicht

Bei der Veröffentlichung auf Social-Media-Plattformen kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten (insbesondere die USA) stattfinden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Übrigen findet eine Datenübermittlung in Drittstaaten grundsätzlich nicht statt und ist auch nicht geplant.

6. Verarbeitung von Daten bei der Anfertigung von Fotoaufnahmen

6.1 Beschreibung der Verarbeitung

Im Rahmen von Konzerten, Aufführungen, Proben, Unterrichtsveranstaltungen, Workshops, Tagen der offenen Tür und sonstigen Veranstaltungen des Hamburger Konservatoriums können Fotoaufnahmen angefertigt werden. Darüber hinaus können Fotoaufnahmen gezielt für Porträts, Gruppenbilder, Ensemblefotos oder zu Dokumentationszwecken erstellt werden.

Zu den hierbei verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere:

Bildnisse (Fotografien) der betroffenen Personen
Name und Vorname der abgebildeten Personen (soweit im Zusammenhang mit der Veröffentlichung genannt, z. B. in Bildunterschriften, Programmheften, auf der Website oder in Social-Media-Beiträgen)
Instrument bzw. Fach
Zugehörigkeit zu einer Abteilung (Musik-Kita, Musikschule, Akademie)
ggf. Alter oder Altersgruppe

Bei Fotoaufnahmen können zudem technische Metadaten (EXIF-Daten) wie Aufnahmedatum, Aufnahmeort, Kameramodell verarbeitet werden.

Bei Kindern und Jugendlichen können personenbezogene Daten der Erziehungsberechtigten verarbeitet werden, soweit deren Einwilligung eingeholt wird.

Die personenbezogenen Daten werden in der Regel direkt bei der betroffenen Person bzw. bei deren Erziehungsberechtigten erhoben. Fotoaufnahmen können auch durch beauftragte Fotografinnen und Fotografen oder durch Pressevertreter bei öffentlichen Veranstaltungen angefertigt werden.

6.2 Zweck

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

Dokumentation und Archivierung des künstlerischen und pädagogischen Wirkens des Hamburger Konservatoriums
Öffentlichkeitsarbeit und Darstellung der Aktivitäten auf der Website www.hamburger-konservatorium.de, in sozialen Medien (z. B. Instagram, Facebook) sowie in Pressemitteilungen
Erstellung von Printmedien (z. B. Programmhefte, Flyer, Plakate, Jahresberichte, Broschüren, Werbematerial)
Gestaltung von Aushängen und Informationsmaterial innerhalb der Räumlichkeiten des Hamburger Konservatoriums (Lilly-Giordano-Stieg 1, Golerhaus, Haus Flachsland)
Interne Verwendung zu Ausbildungs- und Verwaltungszwecken (z. B. Schülerausweise, Studierendenausweise, interne Kommunikation)
Dokumentation für Förderer, Kooperationspartner und die öffentliche Hand

6.3 Rechtsgrundlage

Soweit die Fotoaufnahmen auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person bzw. der Erziehungsberechtigten erfolgen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Bei Beschäftigten kann die Einwilligung zusätzlich auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG gestützt werden. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Soweit Fotoaufnahmen im Rahmen von öffentlichen Veranstaltungen angefertigt werden, bei denen die abgebildeten Personen lediglich als Beiwerk neben einer Örtlichkeit oder als Teil von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen erscheinen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 KunstUrhG. Das berechtigte Interesse besteht in der Öffentlichkeitsarbeit und der Darstellung der musikalisch-künstlerischen Arbeit.

Soweit Fotoaufnahmen für die Erstellung von Ausweisen (Schüler- oder Studierendenausweis) erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung des Vertragsverhältnisses gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten) erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

6.4 Speicherdauer

Die Fotoaufnahmen werden so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich sind. Im Einzelnen gilt:

Aufnahmen, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert. Nach Widerruf erfolgt die Löschung unverzüglich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Aufnahmen zu Dokumentations- und Archivzwecken werden für die Dauer von zehn Jahren nach Anfertigung gespeichert, sofern kein Widerruf erfolgt.
Aufnahmen für Schüler- bzw. Studierendenausweise werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung innerhalb von sechs Monaten gelöscht.
Bereits in Umlauf gebrachte Druckerzeugnisse (z. B. Programmhefte, Plakate, Flyer, Jahresberichte) können nach Widerruf nicht mehr zurückgerufen werden. Digitale Veröffentlichungen werden nach Widerruf so schnell wie möglich entfernt, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist.
EXIF-Metadaten werden vor der Veröffentlichung auf der Website und in sozialen Medien entfernt, soweit dies technisch möglich ist.

6.5 Empfänger Ihrer Daten, Weitergabe von Daten an Dritte und Übermittlung in Drittstaaten

Innerhalb des Hamburger Konservatoriums erhalten diejenigen Personen Zugriff auf die Fotoaufnahmen, die diese für die oben genannten Zwecke benötigen (z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Leitung, Verwaltung).

Darüber hinaus können die Aufnahmen an folgende Empfänger übermittelt werden:

Dienstleister für Grafikdesign, Druck und Bildbearbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO
Hosting-Anbieter für die Website (Auftragsverarbeitung)
Druckereien und Verlagshäuser für Programmhefte, Flyer, Plakate, Jahresberichte
Social-Media-Plattformen (z. B. Instagram/Meta Platforms Ireland Ltd., Facebook/Meta) – nur mit Einwilligung und unter Beachtung der jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Plattform
Pressevertreter und Medien (nur mit Einwilligung oder im Rahmen von § 23 KunstUrhG)
Kooperationspartner (z. B. HfMT Hamburg, Landesmusikakademie, Verband deutscher Musikschulen) – nur mit Einwilligung
Fördermittelgeber und öffentliche Stellen (z. B. Behörde für Kultur und Medien Hamburg) – im Rahmen der Verwendungsnachweispflicht

7. Betroffenenrechte

Im Hinblick auf die oben beschriebene Datenverarbeitung durch unser Unternehmen stehen Ihnen die folgenden Betroffenenrechte zu:

7.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, steht Ihnen unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO aufgeführten weiteren Informationen zu.

7.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

7.3 Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn Ihre Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

7.4 Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, wird die Datenverarbeitung für die Dauer eingeschränkt, die uns die Überprüfung der Richtigkeit Ihrer Daten ermöglicht.

7.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, unter den in Art. 20 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.

7.6 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, bei einer Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf gilt ab dem Zeitpunkt seiner Geltendmachung. Er wirkt mit anderen Worten für die Zukunft. Die Verarbeitung wird durch den Widerruf der Einwilligung also nicht rückwirkend rechtswidrig.

7.7 Beschwerde (Art. 77 DSGVO)

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

7.8 Verbot automatisierter Entscheidungen / Profiling (Art. 22 DSGVO)

Entscheidungen, die für Sie rechtliche Folge nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen, dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten – einschließlich eines Profiling – gestützt werden. Wir teilen Ihnen mit, dass wir im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling einsetzen.

7.9 Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung überwiegender berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, unter den in Art. 21 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen dagegen Widerspruch einzulegen. Dies gilt jedoch nur, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wir müssen die Verarbeitung ebenfalls nicht einstellen, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

In jedem Fall – auch unabhängig von einer besonderen Situation – haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung einzulegen.